SCB
Mô tả dự án
Trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, quy trình đi kèm với các tài liệu điện tử ngày càng trở nên quan trọng. Điều này bao gồm tất cả các lĩnh vực, tức là từ thông báo ốm đau, hướng dẫn nhân viên, sổ tay hướng dẫn, báo giá, mẫu hợp đồng, hợp đồng đã ký cho đến tài liệu ràng buộc pháp lý về các yêu cầu tuân thủ.
Đồng thời, tài liệu là tài liệu “sống”, tức là liên tục mở rộng và cập nhật. Ở đây, nhiều người khác nhau làm việc cùng nhau, như các bộ phận chuyên môn, bộ phận pháp lý, v.v. Toàn bộ khu phức hợp quản lý tài liệu có một chiều hướng mới trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Và nó ngày càng trở nên quan trọng.
Sự hợp tác nhanh nhẹn
Tình huống
Hệ thống quản lý nội dung chuyên dụng (viết tắt: ECM) rất phức tạp. Chúng cũng tốn kém và khá cồng kềnh. Vì vậy, họ khó có thể phù hợp với các môi trường giao tiếp và cộng tác hiện tại và thông thường. Ngược lại, các môi trường phổ biến như SharePoint của Microsoft chỉ khả dụng với các chức năng ECM hạn chế. trường hợp kinh doanh hợp tác quản lý tài liệu trong bối cảnh
ECM lý tưởng nên có sẵn cho tất cả nhân viên khi cần thiết và kết hợp những gì tốt nhất của cả hai thế giới
Hành động
Giải pháp hoàn chỉnh này có thể được sử dụng liền mạch trong công việc kinh doanh hàng ngày. Ví dụ:
1. Nội bộ: Hồ sơ nhân sự được tạo với ứng dụng đầu tiên. Điều này sau đó được bổ sung bởi hợp đồng lao động, cộng với tất cả các phần mở rộng của hợp đồng lao động, bảng lương, đánh giá, ngày ốm, ngày nghỉ phép và nhiều hơn nữa. Bản thân các hợp đồng lao động do bộ phận Nhân sự soạn thảo, có thể do các chuyên gia tư vấn bên ngoài xem xét, bộ phận tài chính bổ sung và bộ phận pháp lý và ban giám đốc phê duyệt. Do đó, tất cả dữ liệu có liên quan đều có sẵn cùng một lúc. Chỉ có các mẫu và không có hợp đồng lao động thực sự nào được gửi để xem xét bên ngoài. Những tài liệu này sau đó cũng có sẵn trực tiếp khi đang di chuyển mà không cần phải kiểm tra hoặc gửi chúng qua e-mail. Tuy nhiên, toàn bộ quá trình được bảo mật và được ghi lại mọi lúc.
2. Hợp đồng tiêu dùng: Nhiều giao dịch tài chính đòi hỏi tính chất cá nhân của khách hàng. Với giải pháp này, các tài liệu có thể được tạo tại chỗ, các tài liệu dạng văn bản có thể được chụp ảnh và kiểm tra trực tiếp vào ECM. Toàn bộ hồ sơ sau đó có thể được gửi trực tiếp đến cơ quan quản lý rủi ro và sau đó được phát hành. Trên cơ sở dữ liệu đã được xác nhận và kiểm tra, việc cung cấp dịch vụ có thể được chấp nhận hoặc từ chối ngay lập tức. Do đó, ngay cả các quy trình phức tạp dựa trên giấy cũng có thể được chuyển đổi thành các quy trình kỹ thuật số hoàn toàn.
Ý tưởng
Ý tưởng trung tâm là việc triển khai giải pháp ECM trên nền tảng giao tiếp và cộng tác chung. Bằng cách này, các yêu cầu về thiết bị di động và người dùng nâng cao cũng có thể được kết hợp và thực hiện. Các chức năng trung tâm của một ECM như vậy là:
» Siêu dữ liệu: Chúng bao gồm ngày tạo, ngày lưu trữ, vị trí lưu trữ, phiên bản hiện tại và hơn thế nữa
» Ngữ cảnh / Lược đồ: Các tài liệu thường được tạo trong một ngữ cảnh. Ví dụ, một hướng dẫn quy trình dựa trên các phiên bản trước. Cơ sở cho việc này là sổ tay quy trình, tương ứng với các thông số kỹ thuật quy trình nội bộ và đồng thời dựa trên các quy định pháp luật. Bối cảnh này phải được ghi lại một cách minh bạch
» Bảo mật thông tin và quản lý rủi ro: giá trị, tính bảo mật, rủi ro và nhu cầu bảo vệ
» Tổng hợp – hồ sơ: Ngoài siêu dữ liệu, hồ sơ cũng cần có sẵn. Điều này bao gồm bối cảnh trực tiếp. Ví dụ: tất cả các hợp đồng, tài khoản, khoản vay và ghi chú bổ sung với khách hàng của một nhà cung cấp dịch vụ tài chính
» Theo dõi thay đổi: Khi so sánh giữa các phiên bản trước đây và hiện tại, các thay đổi phải được đánh dấu và ghi lại
» Chữ ký: Các tài liệu phải chính hãng, tức là có chữ ký. Điều này đảm bảo rằng không có thay đổi trái phép nào diễn ra
» Quy trình xuất bản: Cần có các quy trình xuất bản phù hợp, bao gồm phê duyệt và theo dõi nhiều giai đoạn
» Tích hợp: Các giải pháp khác nên dễ dàng tích hợp. Ví dụ: các giải pháp cho các mức lưu trữ khác nhau, chụp các tài liệu in, v.v.
» Khả năng mở rộng và tính linh hoạt: Giải pháp phải có thể mở rộng để đáp ứng các quy trình đã thay đổi hoặc các yêu cầu quy định.
» Kích hoạt: Tất cả các chức năng này sẽ khả dụng với một cú nhấp chuột.
Giải pháp
smartTiles dựa trên Microsoft SharePoint là một nền tảng công ty trung tâm với các chức năng cộng tác và giao tiếp toàn diện bao gồm cả lưu trữ dữ liệu. Với mục đích này, SmartTiles chỉ đơn giản là được mở rộng với các chức năng ECM mạnh mẽ và do đó cung cấp một giải pháp tổng thể mạnh mẽ.
Ưu điểm
» Các chức năng ECM luôn có sẵn cho tất cả nhân viên.
» Quản lý phiên bản, lưu trữ và phát hành đầy đủ tính năng có sẵn trực tiếp khi tạo tài liệu.
» Công ty cũng chuẩn bị cho các yêu cầu tuân thủ trong tương lai.
» Các chức năng ECM cũng có sẵn để sử dụng trên điện thoại di động. Không chỉ cho tài liệu mà còn cho hình ảnh và nhiều định dạng tệp khác.
» ECM luôn có sẵn trong mọi quy trình điện tử. Do đó, việc chuyển đổi sang các quy trình kỹ thuật số được tăng tốc.
» Giải pháp tổng thể có thể mở rộng và linh hoạt bất cứ lúc nào. Nó thích ứng với các yêu cầu của công ty.
» Bằng cách sử dụng các thành phần tiêu chuẩn, giải pháp cũng tiết kiệm chi phí. Giấy phép đắt tiền là không cần thiết
» Không có phí đào tạo cao cho một giải pháp mới ngay từ đầu Pjtechs đã đưa ra các giải pháp khả thi chi tiết và lập kế hoạch sâu sắc
Pjtechs là đối tác duy nhất hiểu chi tiết nhu cầu kinh doanh của chúng tôi. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi Pjtechs cung cấp nhiều đầu vào có giá trị hơn. Điều này dẫn đến những cải tiến bổ sung để đảm bảo thành công
Hướng dẫn
